📌 Rimborsi chilometrici: regole fiscali, documentazione e tracciabilità 📌

L'utilizzo dell'auto propria per trasferte di lavoro è molto comune. Il relativo rimborso chilometrico, tuttavia, deve essere gestito correttamente per evitare conseguenze fiscali sia per il dipendente/amministratore sia per l'impresa. Vediamo di fare insieme un breve punto sulla disciplina. Per il dipendente, le indennità chilometriche non concorrono alla formazione del reddito quando il rimborso è correttamente determinato e documentato. L'Agenzia delle Entrate ha chiarito che, a seguito delle modifiche introdotte dalla riforma IRPEF-IRES, il regime di non imponibilità può trovare applicazione anche alle trasferte effettuate all'interno del territorio comunale, purché il rimborso sia comprovato e calcolato secondo le tabelle ACI (circ. 22.12.2025 n. 15). Per l'impresa, il rimborso riconosciuto al dipendente o collaboratore autorizzato all'utilizzo del proprio veicolo è deducibile nei limiti stabiliti dall'art. 95, comma 3, TUIR. Le medesime regole trovano applicazione, ricorrendone i presupposti, anche ai rimborsi riconosciuti agli amministratori. Un aspetto particolarmente importante riguarda la documentazione: devono risultare la percorrenza effettuata, il veicolo utilizzato e il costo chilometrico assunto per determinare il rimborso. Non è quindi sufficiente attribuire genericamente un'indennità per l'utilizzo dell'auto propria. Infine, una precisazione importante: il nuovo obbligo di utilizzare mezzi di pagamento tracciabili previsto per determinate spese di trasferta – ad esempio taxi e NCC – non si applica ai rimborsi chilometrici, come chiarito dall'Agenzia delle Entrate, sempre nella Circolare n. 15/2025. Una materia solo apparentemente semplice che dimostra, ancora una volta, quanto sia importante coordinare policy aziendali, documentazione e disciplina fiscale. Abaco assiste imprese e amministratori nella definizione e verifica delle procedure relative a trasferte, rimborsi spese e politiche di remunerazione, con attenzione alla loro corretta gestione fiscale.

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